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Fünf Tipps für Dein Zeitmanagement

Zeitmanagement

Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitern viel Freiheit. Das bedeutet, dass jeder einzelne Mitarbeiter einen Großteil der Verantwortung für sein Zeitmanagement selbst trägt. 

Das Ergebnis ist, das oft trotz aller Bemühungen die gesteckten Ziele unerreicht bleiben. Der Grund ist fehlendes Zeitmanagement!

In der Vergangenheit war Zeitmanagement universell auf “mehr Aufgaben in weniger Zeit“ ausgerichtet. Im Fokus stand dabei die maximale Produktivität, nicht aber die Bedürfnisse des Anwenders. Heute steht glücklicherweise der Mitarbeiter im Fokus. Es geht um die Reduktion von Stress und die grundsätzliche Erhaltung der Gesundheit von Mitarbeitern und deren Zufriedenheit.

Fünf Tipps für Dein Zeitmanagement

 

1. Priorisieren

Teile Deine Aufgaben in eine Entscheidungsmatrix ein. Sie hilft dir dabei wichtige Entscheidungen zu treffen und zu bestimmen, wann welche Aufgaben erledigt werden müssen, welche Aufgaben delegiert werden können und welche Aufgaben sogar eliminiert werden können.

A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben am Tag, da sie den größten Einfluss auf den Erfolg haben. Sie bedürfen hoher Konzentration und können nur von dir selbst erledigt werden. B-Aufgaben können auf Grund ihrer geringen Dringlichkeit schrittweise abgearbeitet werden und reduzieren so Stress. C-Aufgaben sind dringlich aber nicht wichtig. Versuche möglichst viele von ihnen zu delegieren. D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringlich und benötigen nicht deine Aufmerksamkeit.

2. Zeitdiebe aufspüren

Um aufzuspüren, wo genau deine Zeit eigentlich bleibt, hilft dir die Auflistung der Aktivität inklusive ihrer Dauer. Mit einem Zeitprotokoll weißt du, wo sich Zeitpotentiale befinden, die du zukünftig für deine Freunde und Familie investieren kannst. Das Protokoll, dass du auf der linken Seite siehst, ist ein Tagesprotokoll. Empfehlenswert ist es, eine Woche lang jeden Tag ein solches Protokoll zu führen. Sieh dir danach genau an, wie viel Zeit dich Zeitdiebe, Störungen und unkonzentriertes Arbeiten kosten. Anschließend kannst du dir anhand des Ergebnisses neue Ziele für dein Zeitmanagement setzen und es allmählich perfektionieren.

3. Lerne Nein zu sagen

Damit dein Arbeitspensum nicht ins Unermessliche steiget, solltest du lernen in entscheidenen Situationen auch mal NEIN sagen zu können. u solltest dir immer bewusste sein was es für dich bedeutet eine weitere Aufgabe anzunehmen. Passt das in deinen Zeitplan und birgt die Zusatzaufgabe unangenehme Konsequenzen für dich? Das sanfte Nein – zeige Verständnis, erklären dein nein und biete eine Alternative an, wenn möglich. Triff Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus. Nimm dir Zeit und überlege, was ein ja für dich bedeuten würde. Steh für dich selbst ein. Bedeutet ein ja unangenehmen Konsequenzen, solltest du dir darüber im Klaren sein und für deine eigenen Bedürfnisse einstehen.

4. Richte Dir Zeitpuffer ein

Selten läuft alles nach Plan. Hier und da kommen ungeplante Aufgaben dazu, die deinen Zeitplan sprengen. Puffer sind ein wichtiges Werkzeug im Zeitmanagement und helfen dir deinen Terminplan im Griff zu behalten.

5. Lege das Smartphone beiseite

Mal eben schnell was nachschauen mit dem Smartphone, schnell mal antworten und schon wieder ist die Konzentrationsphase unterbrochen. Ständige Unterbrechungen und Ablenkung machen uns unproduktiv und rauben uns wertvolle Zeit.

Das hilft:

  • Benachrichtigungsmitteilungen für so viele Anwendungen wie möglich ausschalten.
  • Richte dir eine Handyfreie-Zone ein – zuhause und an deinem Arbeitsplatz.
  • Richte dir Powerzeiten ein, in denen du deine ungeteilt Aufmerksamkeit deinen Aufgaben schenkst. dein Handy ist hier tabu!

 

Und vergiss nicht, dass Zeitmanagement ein Qualitätsprozess ist. Auch hier macht Übung den Meister, denn die Tipps, die dir helfen deine Zeit effizienter einzusetzen sollen langfristig in deine Routine einfließen. Also wende dich nicht gleich wieder ab, sondern halte durch und arbeite jeden Tag an deinem Zeitmanagement.